Du er her

Informasjon til rådgiver

Bakgrunn

Fordi du i din yrkesrolle er bestiller av tjenester (saksbehandler, rådgiver eller lignende) hos oss så behandler vi dine personopplysninger. Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til et bestemt individ, f.eks. navn, personnummer, kontaktopplysninger m.m. Den ansvarlige for behandlingen er Vesterled AS, 995 999 110. Du kan nå oss på post@vesterled.org

For oss er det viktig at du kjenner deg trygg på hvordan vi behandler dine personopplysninger og derfor streber vi alltid etter å gjøre vårt ytterste for at sikkerhetsstille at dine personopplysninger er beskyttet. For å gjøre det, arbeider vi med en rekke tiltak. Vi har blant annet utnevnt et personvernsombud som har som hovedoppgave å tilse at vi følger gjeldende lover, regler og interne retningslinjer og policyes. Du kan kontakte vårt personvernsombud på dpo@teamolivia.se.

Slik får vi dine personopplysninger

Vi får dine opplysninger direkte fra deg, en kollega av deg eller fra kunde. Er du rådgiver legger du f.eks. igjen opplysninger hos oss når du kontakter oss for å inngå en oppdragsavtale for en kunde, for en gitt tjeneste. I de tilfeller hvor kunden selv kontakter oss, f.eks. personlig assistanse, så får vi opplysningene fra kunden om hvem som er ansvarlig rådgiver/bestiller.

Denne typen opplysninger har vi om deg

Vi behandler navn kontaktinformasjon og opplysninger om arbeidsgiver samt yrkesrolle.

Rettslig grunnlag og formål

Rettslig grunn for behandling av personopplysninger

For å få behandle dine personopplysninger må vi ha rettslig grunnlag. Vi behandler dine personopplysninger med grunnlag i:

  • Offentlig interesse, behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne utføre en oppgave der oppdraget defineres av en lovstiftning. f.eks Barnevernsloven, Helse-  og omsorgstjenesteloven og Arbeidsmiljøloven.

  • Avtale, vi behandler dine opplysninger på grunnlag av den oppdragsavtalen som ligger til grunn for tjenesten.

  • Interesseavveining, behandlingen er nødvendig for vår interesse. For eksempel må vi kunne forsikre oss om at avgjørelser er korrekte og vi må kunne komme i kontakt med ansvarlig saksbehandler.

Administrasjon

Før vi har inngått en oppdragsavtale gjennomfører vi en rekke tiltak for å tilby tjenesten, gjennomføre oppdraget og utføre oppdraget så bra som mulig. På samme måte gjør vi handlinger knyttet til administrasjon i løpet av den tiden kunden benytter våre tjenester. Disse handlingene er nødvendige for å oppfylle en avtale mellom oss og kunden, men også for å overholde lovkrav. Listen nedenfor oppdateres ved endringer av behandlingen av personopplysninger, eller om slik behandling er påbegynt

For å evaluere, følge opp og utvikle virksomheten, behandler vi opplysningene med støtte i en interesseavveining.

For å utføre tjenesten er det nødvendig med mye administrasjon, for eksempel:

Formål

Rettslig grunnlag

Administrere oppdraget

Overholdelse av kontrakt og juridisk forpliktelse

Evaluere, følge opp og utvikle virksomheten

Interesseavveining.

Fakturering

Overholdelse av kontrakt og juridisk forpliktelse

E-post/Nyhetsbrev

Overholdelse av kontrak/Interesseavveining

Lagre personopplysninger etter fullført oppdrag

Juridisk påstand

Økonomistyring, bokføring og regnskap

Rettslig forpliktelse og interesseavveining

Hvilke mottakere tar del i dine opplysninger

Dine opplysninger deles med berørte myndigheter, selskap innenfor Team Olivia konsernet og med eksterne systemleverandører. Eksempelvis:

  • Besluttende myndighet

  • Tilsynsmyndighet

  • Leverandører av IT-system og IT-tjenester, f.eks. økonomisystem.

  • Leverandører av tjenester innenfor virksomhetsinformasjon

  • Selskap som bedriver undersøkelser og andre analyseoppdrag

Mottakere utenfor EU/EES

Vi bruker G suite fra Google for administrasjon, e-post, dokumenthåndtering m.m. Googles servere finnes spredt over hele verden og de sees derfor på som en mottaker utenfor EU/EES. Vi har sammen med Google tatt forholdsregler for å sikre at opplysningene dine er beskyttet, f.eks ved å inngå standardiserte databeskyttelses avtaler, kryptering av informasjon og taushetsplikt.

Så lenge behandler vi dine personopplysninger

Vi må lagre dine personlige opplysninger i samsvar med gjeldende lovverk. For eksempel må vi beholde visse opplysninger for å oppfylle de krav som stilles i bokføringsloven.

Hvis det ikke foreligger noen lovlig eller kontraktsmessig forpliktelse eller regel som spesifiserer en viss tidsperiode for lagring av dine personopplysninger, er utgangspunktet at personopplysningene dine ikke blir lagret lenger enn det er nødvendig for å utføre det formål dataene behandles for. Dette betyr i praksis at din personlige informasjon er lagret så lenge du er kunde hos oss og litt tid deretter. I noen tilfeller vil vi også slette dine personlige opplysninger allerede under pågående oppdrag, siden behandling av personopplysninger ikke lenger er nødvendig for de opprinnelige formålene.

Slik beskytter vi dine personopplysninger

Vi har tatt ulike tekniske og organisatoriske beskyttende tiltak for å beskytte dine personopplysninger mot utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, tap, endring, uautorisert deling, uautorisert tilgang og annen ulovlig eller uautorisert måte å behandle dine personlige opplysninger på.

Vi vil jobbe i henhold til gjeldende policys og retningslinjer og anvende rutiner og system for å beskytte dine personopplysninger mot uautorisert tilgang. Våre systemer er også beskyttet for uautorisert tilgang av blant annet brannmurer og kryptering.

Personopplysninger  lagret i dokumenter som håndteres manuelt, er lagret i låste lokaler med begrenset tilgang og skal kun brukes av ansatte som må ha tilgang til dem for å kunne utføre sine oppgaver.

Dine rettigheter

Du har en rekke rettigheter i GDPR. Du kan lese mer om disse nedenfor.

Tilgang

Du har rett til å motta informasjon om hvilke personopplysninger som er registrert om deg selv hos oss, gratis. Siden vi må sørge for at informasjonen ikke sendes til noen andre som hevder å være deg, må vi ta visse sikkerhetsforanstaltninger for å identifisere deg. Send forespørselen om registerutdrag til post@vesterled.org

Dataportabilitet

I noen tilfeller kan du få personopplysningene du har gitt oss for å ta de med til en annen personopplysningsansvarlig. Denne rettigheten er ikke absolutt og gjelder spesielt informasjon gitt av deg, med samtykke som rettslig grunnlag, og der vi uten ditt samtykke mangler grunn for å behandle dem.

Korreksjon

Du har rett til å få feil personopplysninger rettet.

Sletting

Du kan under visse forhold ha rett til sletting av dine personopplysninger. Retten til å slette er ikke absolutt; Det kan være omstendigheter som gjør det umulig for oss å slette dataene. For at sletting skal være mulig må følgende oppfylles:

  • Personopplysningene er ikke lenger nødvendig for formålet

  • Du tilbakekaller samtykket som dannet det juridiske grunnlaget for behandlingen

  • Dine personopplysninger er behandlet uten juridisk grunnlag

  • Personopplysningene behøves ikke for å overholde lovkrav eller for å håndtere juridiske krav.

Tilbakekalle samtykke

Hvis behandlingen er basert på ditt samtykke, har du rett til å tilbakekalle samtykket. Vi bruker svært sjelden samtykke som grunnlag for behandling av personopplysninger, og muligheten til å tilbakekalle samtykke er derfor begrenset.

Innvending av interesseavveining

I tilfeller der vi behandler data med interesseavveining som et juridisk grunnlag, har du rett til å motsette seg interesseavveiningen som vi har gjort for den aktuelle behandlingen.

Begrensning

Du har rett til å be om at behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset dersom du protesterer mot behandling, eller mener at vi har behandlet dine personopplysninger feilaktig. Begrensninger gjelder i slike tilfeller under undersøkelsen, og effekten er at behandlingen pauses.

Klager

Du har rett til å klage til Datatilsynet. Du kan lese mer om klager hos Datatilsynet HER, du kan også nå dem via e-postadressen postkasse@datatilsynet.no

På samme måte som Datatilsynet vil vi at du først skal kontakte oss hvis du mener vi har gjort noe galt, så vi kan undersøke hva som har skjedd, og prøv å fikse det.

Mer informasjon

Hvis du vil vite mer om databeskyttelse og vår databeskyttelse, vennligst kontakt dataskydd@teamolivia.se

Du finner mer informasjon om den nye databeskyttelse lovgivningen på Datatilsynets nettside (https://www.datatilsynet.no/).